Statuten en huishoudelijk reglement

1. Benaming   

De Ouderraad Gemeentelijke Basisschool Zulte werd opgericht op vraag van de leden van het bestaande Oudercomité Gemeentelijke Basisschool Zulte.  Het Oudercomité wenst naast haar traditionele jaarlijkse activiteiten en werking de bevoegdheden van de ouderraad op zich te nemen en de werking van een ouderraad zoals bedoeld in het participatiedecreet te garanderen. Vanuit dit vertrekpunt zullen in de toekomst de ‘ouderraad’ en het ‘oudercomité’ staan voor dezelfde feitelijke vereniging.
Omwille van de naambekendheid, zal de benaming ‘Oudercomité’ in de dagelijkse communicatie behouden blijven.

2. Zetel

De zetel van de ouderraad is gevestigd in: Waalstraat 116, 9870 Zulte.

3. Doelstelling

De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school en het meewerken aan het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met de inrichtende macht, het schoolbestuur, de directie en de leerkrachten van de school.

De ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen.

De ouderraad heeft als doel het schoolbetrokken klimaat van de ouders te stimuleren.

Concreet betekent dit dat de ouderraad de volgende vier kerntaken zal opnemen:

·         Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren en eigen werking, met alle ouders via de schoolkrant.

·         Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.

·         De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.

·         Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden, onder andere door de schoolraad te adviseren.

4. Bevoegdheden en functie van de ouderraad

4.1 Recht op informatie en recht op inzage van documenten

De ouderraad oefent dit recht uit via haar vertegenwoordigers in de schoolraad. Dit betekent dat als zij haar adviesbevoegdheid wil uitoefenen en hiervoor meer informatie wenst te bekomen of inzage wil krijgen in documenten, zij enkel via de leden van de schoolraad een dergelijke vraag aan de inrichtende macht kan richten.

4.2 Adviesbevoegdheid:

De ouderraad kan op vraag van de schoolraad of op eigen initiatief advies uitbrengen aan de schoolraad over alle aangelegenheden waarover de schoolraad advies- of overlegbevoegdheid heeft.
De ouderraad kan een advies op eigen initiatief uitbrengen, voor zover het buiten de bevoegdheid van de schoolraad valt en enkel betrekking heeft op de ouders.

4.3 Informatieplicht:

De ouderraad heeft over activiteiten en standpunten, een informatie- en communicatieplicht ten behoeve van respectievelijk alle ouders, dit zal gebeuren door middel van de schoolkrant en/of op de maandelijkse vergadering.

4.4 Vertegenwoordiging in de schoolraad:

De ouderraad duid de vertegenwoordigers aan van de ouders in de schoolraad.  De schoolraad bepaalt het aantal in te vullen mandaten. Volgens de wettelijke bepalingen duurt een mandaat vier jaar, tenzij een lid geen eigen kinderen meer op school ingeschreven heeft of op eigen initiatief het mandaat beëindigt.
Op vraag van de schoolraad zal de ouderraad deze vertegenwoordigers verkiezen.
Wanneer een vertegenwoordiger van de ouderraad géén lid meer is van de ouderraad, zal het lid zijn mandaat overdragen aan een opvolger die door de ouderraad aangeduid/verkozen wordt.

5. Lidmaatschap

Alle ouders krijgen bij het eerste oudercontact een brief met hierin de voorstelling van de ouderraad en de uitleg hoe zij kunnen aansluiten. De ouderraad wordt samengesteld door alle ouders die hiertoe interesse hebben en die minstens één kind op school hebben. Deelnemen aan de ouderraad kan door op elk moment van het jaar aan te sluiten. Het volstaat contact op te nemen met één van de leden, de schooldirecteur of de voorzitter.

Om aan te sluiten en als lid beschouwd te worden, volstaat het om regelmatig aanwezig te zijn op de maandelijkse vergaderingen en zijn/haar naam en adres door te geven aan de secretaris. Bij verlet verwittigen zij hun afwezigheid op voorhand bij de voorzitter of de secretaris.

Het lidmaatschap wordt stopgezet:

• Wanneer een lid zijn vrijwillig ontslag indient door de voorzitter of de secretaris hiervan op de hoogte te brengen.
• Wanneer het lid géén kinderen meer heeft op school.
• Wanneer door de voorzitter en de secretaris vastgesteld wordt dat het lid drie opeenvolgende keren afwezig bleef op een vergadering zonder hen in te lichten en er géén contact mogelijk blijkt.
• Wanneer het lid door zijn/haar handelen de goede werking van de ouderraad in gevaar bracht.  In dit geval zal zijn/haar lidmaatschap op een vergadering ter discussie gesteld worden en zal het lid zijn ontslag krijgen wanneer 2/3 van de aanwezige leden dit ontslag ondersteunt.

Stopzetting van het lidmaatschap houdt automatisch de stopzetting van elke bestuursfunctie of vertegenwoordiging van de ouderraad in de schoolraad en andere raden/organisaties in.
Enkel op uitdrukkelijk verzoek en akkoord van 2/3 van de actieve leden, kan een uittredend lid gevraagd worden om zijn functie toch (eventueel tijdelijk) verder op te nemen, waarbij het uittredend lid vrij is om op deze vraag in te gaan.

6. Maandelijkse vergaderingen

6.1 Samenstelling

Alle leden en bestuursleden van de ouderraad.  In geval van een stemming of mandaatverkiezingen hebben zij één beslissende stem per persoon. Alle ouders van leerlingen van de school die éénmalig of sporadisch aanwezig wensen te zijn, in een raadgevende functie.

De schooldirecteur en een afgevaardigde van het schoolpersoneel worden vrijblijvend uitgenodigd deel te nemen aan alle vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie.  De vergadering zal zo opgebouwd worden, dat alle onderwerpen die rechtstreeks in schoolverband staan en waarbij het advies van de schooldirecteur en/of het schoolpersoneel nodig is, eerst aan bod komen.  Zij kunnen, indien gewenst, de vergadering verlaten wanneer deze agendapunten afgerond zijn.

6.2 Bijeenkomsten

De vergaderingen van de ouderraad gaan door op elke tweede dinsdag van een schoolmaand, tenzij deze dinsdag tijdens een vakantie valt, dan wordt de vergadering verschoven naar de eerste dinsdag na de vakantie. De data worden tijdens de eerste vergadering van het schooljaar vastgelegd voor het volledige schooljaar. Elke vergadering begint om 20 uur.

6.3 Agendapunten

De agendapunten worden opgesteld door de voorzitter en worden per mail verspreid aan alle leden, dit ten laatste de dag voor de vergadering voor de algemene agendapunten en ten laatste vijf dagen voor de vergadering voor de vragen die er zijn over de specifieke schoolorganisatie, aan de directeur.

Elke ouder, al of niet lid van de ouderraad, elk personeelslid en de schooldirecteur heeft het recht om een agendapunt te laten toevoegen.

6.4 Verslag

Van elke vergadering wordt door de secretaris verslag opgemaakt.  Dit verslag wordt aan alle leden van de ouderraad en aan de directie bezorgd.  Eén exemplaar van het verslag wordt ter informatie in de leraarskamer bezorgd.

Voor de verdeling van het verslag wordt gebruik gemaakt van e-mail.  Leden die geen persoonlijk e-mailadres hebben, krijgen het verslag mee via hun oudste kind.

7. Bestuur van de ouderraad

7.1 Samenstelling

Het bestuur bestaat uit volgende functies:

• Voorzitter
• Ondervoorzitter  -  vervanging van de voorzitter indien belet + medeverantwoordelijk bij organisatie v/d activiteiten
• Secretaris:  Opnemen van het verslag + verspreiden van het verslag aan de leden + bijhouden ledenadministratie
• Hulpsecretaris: vervangt secretaris bij belet
• Penningmeester: financieel beheer
• Materiaalmeester: bijhouden/beheer van de goederen in gemeenschappelijk bezit
• Eén afgevaardigde voor de cultuurraad
• Eén afgevaardigde voor de vergadering Lokaal Overleg Kinderopvang
• Verantwoordelijke werkgroep verkeer + coördinatie gemachtigde opzichters
• Vertegenwoordigers van de ouders in de schoolraad
• Verantwoordelijke deelname in de schoolkrant

7.2 Verkiezing van het bestuur

De ouderraad verkiest op een democratische wijze de bestuursleden. De ouderraad verkiest op een democratische wijze de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad.

Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden:

• Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van de inrichtende macht van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
• Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.

Ouders die tegelijkertijd in dezelfde school deel uitmaken van de inrichtende macht of het schoolbestuur, of tot het personeel behoren, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen.

De leden die willen afzien van hun functie voor het volgende werkjaar, maken dit kenbaar aan de voorzitter voor de vergadering van mei.

Het bestuur wordt één maal per jaar verkozen op de vergadering van juni.
De kandidaten voor deze functies maken zich kenbaar voor het begin van deze vergadering bij de zittende voorzitter en/of de directeur.
Indien er voor een functie slechts één kandidaat is, worden géén verkiezingen gehouden.  Zodra er twee of meer kandidaten zijn, worden de kandidaten eerst in onderling overleg toegelaten om iemand onder hen aan te duiden, indien zij hier niet in slagen, wordt een ‘geheime’ verkiezing gehouden.
De kandidaten voor een functie zijn niet stemgerechtigd voor deze functie.
De voorzitter zal onder de aanwezige leden een briefje bezorgen waarop de naam van de kandidaat vermeld wordt.  De voorzitter en de secretaris tellen de stemmen en houden het resultaat geheim.  Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

7.3 Bezwaar

Wanneer minstens drie leden gedurende het schooljaar ernstige bezwaren hebben aan het adres van een lid in een bestuursfunctie, kunnen zij gezamenlijk hun bezwaar neerleggen bij de voorzitter of de schooldirecteur. 
In samenspraak zal de voorzitter of schooldirecteur de betrokken persoon inlichten van het bezwaar en het lid toelaten zijn verhaal te doen.  Dit kan leiden tot een verzoening of het vrijwillig ontslag van betrokken lid uit zijn functie. 
Indien door bemiddeling geen oplossing voor het conflict gevonden kan worden, zal op de eerstvolgende vergadering dit bezwaarpunt op de agenda komen en besproken worden onder de aanwezige leden. 
Indien er in deze vergadering geen oplossing kan gevonden worden, zullen de voorzitter en directeur in overleg een bevraging doen bij alle leden en gezamenlijk een beslissing nemen om het probleem op te lossen.

8. Activiteiten

Naast de vergaderingen worden er verschillende activiteiten georganiseerd. Voor zover deze activiteiten op voorhand gekend zijn, worden de data eveneens op de eerste vergadering vastgelegd.

Leden zijn vrij om al of niet deel te nemen aan deze activiteiten.

9. Verzekering van de leden

Alle leden zijn op de hoogte dat zij aangesloten zijn bij een Feitelijke Vereniging en aanvaarden alle gevolgen die inherent zijn aan deze. 

De ouderraad beschikt over een verzekering Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid Uitbating.

De verzekering verzekert de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van het bestuur, alle personen door het bestuur met een opdracht gelast en de leden.  Al deze personen worden onderling als derden beschouwd, maar dit enkel voor de lichamelijke schade die zij oplopen.

Deze verzekering geldt gedurende de georganiseerde activiteiten, vergaderingen, bijeenkomsten en voorbereidingen daartoe, door het bestuur gezamenlijke verplaatsingen (ook per fiets).

De schade, veroorzaakt door een lid die op zijn privé-initiatief handelt voor de ouderraad, is niet door de verzekering opgenomen.  Elk lid dient dus vooraf de voorzitter ondubbelzinnig op de hoogte te brengen van zijn initiatief in functie van de ouderraad.

Alle verdere bepalingen kunnen opgevraagd worden bij de voorzitter.

10. Financiën

De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om zijn opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert hij zelfstandig o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet hij een beroep op sponsors of doet zij een beroep op subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties, enz…

De ouderraad heeft een eigen rekening waarbij minstens twee leden, waaronder de penningmeester, volmacht uitoefenen.

Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.

Het saldo blijft positief.

Een lid mag slechts in opdracht van de voorzitter of de penningmeester een aankoop in functie van de ouderraad verrichten.  Het lid dat op persoonlijk initiatief een aankoop in functie van de ouderraad wil doen, dient hiertoe voorafgaandelijk toestemming te vragen en deze toestemming vernieuwen indien de kostprijs boven het afgesproken bedrag ligt. 

Een lid, gelast met een aankoop, zorgt voor een kasticket/aankoopbewijs van de aankoop en zal bij afgifte hiervan aan de penningmeester terugbetaald worden.  Een lid kan géén terugbetaling vragen van kosten die niet op voorhand door de voorzitter of penningmeester gekend of goedgekeurd zijn.

Het kasboek en de rekening kunnen op aanvraag van elk lid van de ouderraad samen met de voorzitter en de penningmeester ingekeken worden.  Dit tot maximaal één maal per trimester.

De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school.

Het bestuur kan bovendien door bijzondere acties ook middelen verwerven en aanwenden ter ondersteuning van de school op voorwaarde dat voorafgaandelijk daartoe een onderling akkoord bestaat tussen de schooldirectie en de ouderraad. Hierin wordt duidelijk het gesteunde project bepaald en de ouders van de school worden bij de aanvang van een bijzondere actie daarover ondubbelzinnig geïnformeerd. Dergelijke projecten zijn uiteraard beperkt in omvang en tijd.

11. Wijziging van het huishoudelijk reglement

Een wijziging aan het huishoudelijk reglement kan gebeuren ten allen tijde en conform aan de besluitvorming.

Elke wijziging zal altijd ter kennisgeving overgemaakt worden aan de schoolraad, zodat alle betrokken partijen op de hoogte zijn.

12. Ontbinding van de ouderraad

In geval van ontbinding om gelijk welke reden zal het maatschappelijk actief, na aanzuivering van de schulden, overgemaakt worden aan een instantie met een soortgelijk doel, die door de ontbindende ouderraad met 2/3 meerderheid wordt aangeduid.

Bij gebrek aan een oplossing of een plotse ontbinding waarbij bovenstaande aanduiding onmogelijk is, zullen alle gelden en bezittingen die overblijven toekomen aan het schoolbestuur van de Gemeentelijke Basisschool Zulte.